一、企业概况

中国移动通信集团四川有限公司（以下简称四川移动）于1999年7月28日正式组建，注册资本为人民币74.83亿元，是中国移动通信集团有限公司的全资子公司之一。

公司围绕“政府倡导、社会关注、群众需要”的理念，积极履行社会责任，服务社会民生，加快推动“互联网+”产业发展，成为中西部地区网络规模最大、服务客户最多的通信运营商，受到各级政府和社会的广泛好评。

二、案例背景

随着中国移动采购运营规范化的持续深入、招投标项目的日益增加，根据《中华人民共和国招标投标法》的具体要求，按照“公开、公平、公正”和“质量优先，价格优先”的原则，实行阳光采购。四川移动作为中西部地区最大的信息服务商，承载着大量的采购工作，然而在传统的招投标采购工作中，普遍存在以下问题：

1)管理难度大，由于采购工作涉及的人员多、范围广、流程长，因而出现评审过程中的现场监管难、流程规范难、质量监督风险管控难、数据管理难的问题。

2)评审效率低，主要表现为人工操作计算得分、制作评审报告、评判合法合规等工作效率低、易出错。

3)采购成本高，例如异地专家参与评审差旅费及人工费用高。

因此，如何有效提高采购效率，降低采购成本，又满足“合法合规”的要求，成为四川移动急需解决的问题。

为此，四川移动积极响应集团公司的号召，立足科学化、合理化的采购制度和监管制度，以省公司或集团子公司招投标管理为单位，将各地市分公司、招标代理公司及临时招投标场所进行统一化、全局化、规范化的管理。通过“电子化、无纸化、数字化”的供应链信息化管理，在合法合规的基础上，提高采购效率、提升采购质量，实现降本增效。

三、解决方案概述

案例在“采购文档模板化”的基础上，以“合法合规”为原则、以“降本增效”为指导，运用信息化技术，推动采购工作的“标准化”、 “结构化”建设、“让投标更简单、让评标更严谨”，进一步实现“阳光采购”。

案例中的信息化应用贯穿采购工作的各个阶段，包含：采购需求提交及审核阶段、采购方案形成及审批阶段、采购文件制作及发布阶段、项目评审阶段、采购结果形成及发布阶段；信息化应用方式多样，涉及目前采购工作的3大系统1个工具；涉及部门及人员较多，包含需求部门、采购部门、供应商、项目评审组、采购风险管控组。

四、解决方案的主要内容

(一)采购全流程的电子化

1.采购流程所有阶段均实现了电子化。各角色人员通过不同的系统平台，进行采购相关工作操作，各系统自动实现数据在各流程中的流转、继承及固化，极大的减少了工作量，提升了文件内容的准确性。

2.各系统数据对接实现了流程衔接，将采购标准流程固化，促进了采购工作的“合法合规”。

3.应答文件的信息化应用，将应答文件模板固化。应答人通过“离线应答文件制作工具”按照自动生成的应答模板进行编辑，极大的降低了人为错误率，提高了标书质量及制作效率。

4.在电子化的评审过程中，无需再进行人工统计。专家考勤情况、打分情况等信息，由系统自动记录并归档，提高了评审的工作效率。

5.在异地评审过程中，电子化的评审流程、信息化的通信技术实现了评审专家在不同地点同时进行同一项目评审的目的，降低了差旅费用、缩短了项目采购时间。

6.电子化评审中的“远程音视频沟通”、“手机签名”等信息化工具的运用，为应答人提供了更为便捷的应答沟通方式。应答人可远程参与项目的评审及谈判，有利于打破地域界限，引入更为优质的供应商。

(二)采购数据及评审数据的电子化、信息化。

1.整个采购流程中生成的所有文档均经系统归档保存，实现了全面记录、便捷查询。其中包括：需求文件、采购方案文件、正式采购文件、评审现场音视频信息、评审过程各环节评分信息、评审说明、评审报告等。相关人员可在账号权限范围内随时查询、提取对应信息。

2.系统对采购过程中产生的各类数据进行信息化处理，按需求进行数据统计及计算。为项目管理、专家管理提供依据。比如：专家考勤情况记录、评审费用计算、项目流标或复评数据统计、一段时期的采购总金额汇算等。

3.系统自动按照评审过程中产生的数据进行计算，并按要求形成评审报告。

(三)采购全流程的无纸化

通过电子化及信息化的应用，实现从采购需求发起到采购结果全流程的无纸化。

1.采购需求提交、采购方案制作、采购文件制作等环节的纸质文件被信息化的文档所替代。文档中的主要信息，经过信息化处理后，以标准化的形式在各环节流转、继承，极大的提升了工作效率、降低了办公成本。

2.电子化评审使专家无需再查看纸质文档，应答人也不用再提交大量的纸质应答文件，降低了采购双方的办公成本。

3.电子签名功能实现后，专家可通过手写板对评审报告进行签名确认。异地应答人也无需赶往评审现场，通过手机即可进行签名确认。

(四)采购全流程的数字化

1.文档比对

评审过程中，系统自动对不同应答人的应答文档进行比对。比对内容包括：项目人员的基本信息、技术应答部分的相似度（百分比）等。比对结果将作为专家“围标串标”判断的参考。

2.企业信息查询比对

对应答人的企业信息进行查询 ，并对不同应答人的信息进行比对，比对结果中的企业法人信息、股权信息、高管信息等内容，将作为专家的评审参考。

3.偏离值计算及提示

系统按公式对专家主观评分进行计算，并对主观分偏离值超标的专家进行提醒，要求再次核实评审分情况，并做相应处理。

4.专家客观评审差异值计算及导出

根据管理需求，对专家在客观评分项的打分情况进行计算，并呈现结果，作为管理专家的依据，有利于提升专家评审质量。

5.评审过程中，应答内容的点对点呈现。

在评审过程中，系统自动按照评审项目呈现与之对应的应答内容，无需专家在海量的应答文件中去寻找应答内容，能极大提高专家评审效率。

6.应答人资质核查

实现对应答人资质及业绩的自动验证，验证结果将作为专家的评审依据。可解决评审过程中资质验证难的问题。能有效提高评审效率，缩短评审时间，达到降本增效的目的。

五、实施困难及应对措施

1.外网下的电子化评审

问题：出于安全考虑，采购流程的电子化在内网环境下方可使用。但在实际工作中，不可避免的会要求在外网环境下开展采购工作，比如：外部评审、供应商参与项目谈判、疫情期专家在家评审等情况。这些特殊情况的存在，要求在保证安全性的前提下，实现外网环境的内部平台操作。

措施：搭建VPN服务环境，以远程账号登陆的方式，完成内网环境下的系统操作。

2.应答文件相似度比对

问题：不同应答人的应答文件中会存在引用采购文件的内容。导致应答文件之间的相似度过高。

措施：将应答文件进行分词去噪处理，去掉与采购文件相同的部分，再比对相似度。

3.海量数据存储

问题：集团公司要求对评审现场的音视频信息进行存储，存储期限为1年。在信息化建设之前，这部分信息为评标室24小时的信息，数据量大、占用存储空间巨大。

措施：将数据分为全量数据（24小时数据）及有效数据（项目）。对全量信息进行总时长为2个月的循环存储，对其中的有效数据另行归档存储。有效节约了存储空间。若有需要，可实现数据的永久存储。

4.疫情期间的采购工作保障

问题：异地评审最初的设定是在不用地域的评标室内同时开展项目评审，但疫情期间，部分评审专家无法抵达评标室，部分供应商也无法正常参与谈判。

措施：紧急研发了供应商子系统，为供应商远程参与谈判创造了条件。增加了“手机签名”功能，为不能到达评审现场的评审专家及供应商提供了远程签字确认条件。保障了疫情期间采购工作的正常开展。

六、主要创新点

供应链信息化工作将电子信息技术与管理手段有机结合，达到阳光采购、降本增效的目的。

1.人脸识别技术的应用

将人脸识别技术及红外感知技术相结合，无需专家刻意配合，即可完成身份的验证、考勤数据及外出数据的统计。为专家管理提供了依据。

2.余弦相似度算的发应用

应用“余弦相似度算法”实现了技术应答文件的相似度比对。向量空间余弦相似度算法，是通过计算两个向量的夹角余弦值来评估他们的相似度。在具体实施中，还根据评标场景，剔出了采购文件中所提供的模板文件内容，从而使得文件相似度的比对更加准确；

3.数据流转过程中的继承及固化

在采购过程中，将数据进行结构化处理。将上一流程的关键数据“继承”到下一流程中，减少相关人员的工作量；又将流程中经审核的数据进行“固化”，当数据流转到下一阶段时，数据已无法进行更改，保证了数据的准确性，提升了工作效率。

4.评审过程结构化的实现

评审过程中点对点的呈现应答文件，省去了专家翻阅标书的时间，极大提高了评审效率。专家还可以对不同应答文件的相同应答点进行比对评审，提高了评审的严谨性。

七、应用效果

1、提升工作效率

不同阶段相同数据的自动继承、审批文件的自动生成等功能极大的减少了“采购方案生成”、“采购文件制作”等过程的文件制作工作量。经审核数据的固化传递，又降低了人为出错率，减少了文件审核的工作量。

异地评审功能的实现，有效缩短了采购时间，打破了现场评审的客观条件壁垒。2020年2月新冠肺炎疫情期间，共有23个项目进行了异地评审；为无法到达的38名专家、12个供应商、 3名代理人员提供了异地参与评审的技术支撑。

案例中的自动计算、统计、自动生成评审报告等功能的实现，减少了评审过工程中人为处理的工作量。评审中的应答内容精准定位功能，极大的缩减了评审时间。案例实施以来，评审效率提高了30%。

2、经济效益

采购全流程的无纸化应用，有效节约了办公成本。异地评审功能，节约了近38%的专家差旅及人工费用。评审效率的提升缩短了评审时间，有效减少了评审费用的支出。

3、社会效益

案例中的“合法合规”建设，通过专家身份验证、评审音视频监管、评审风险管控、应答文件对比评审等方式，管控了评审现场、提升了评审工作的严谨性，进一步实现了“阳光采购”。

案例实现了采购全流程的无纸化，在环保方面体现了企业的社会责任心。

供应商远程参与项目功能的实现，使异地供应商无需再到现场，即可参与评审及谈判工作，有效的节约了社会资源。

离线应答文件制作工具的投入使用，极大的降低了应答文件编辑时的人为错误，减少了漏答、错答等问题的发生，使应答更轻松、竞争更公平。

八、推广价值

案例在中国移动云南公司、贵州公司、山东公司等地方进行了顺利试点。除各公司的个性化需求外，该案例能基本满足各公司的采购工作需求，有较强的适配性。

案例从国家对供应链工作的要求出发，从实际工作中析出问题并予以解决，有较强的实际运用价值。案例中的处理思路、功能要点，同样适用于其他行业。如“异地评审功能”，在2020年新冠病毒疫情期间，为专家及供应商提供了远程参与项目的条件，保证了采购工作的正常开展。